KJM Dashboard

Myynti ja Dorafloor-rekisteröinnit

Kirjaudu sisään

Sisäinen työkalu. Kirjautuminen tapahtuu KJM:n Microsoft 365 -tunnuksella.

Pääsy edellyttää, että ylläpitäjä on lisännyt sinut käyttäjäksi. Pelkkä voimassa oleva Microsoft-tunnus ei riitä.

Ohjeet

Miten dashboardia käytetään

1. Mihin dashboard on

Tämä korvaa Excel-päärekisterin. Se vastaa neljään kysymykseen: ketä kontaktoidaan, mikä projekti etenee, mitä valmistajalta odotetaan ja mikä määräaika vaatii toimenpiteen.

Tärkein ero Exceliin: tämä on rekisteri, ei laskentataulukko. Kirjattu tapahtuma jää historiaan. Sitä ei muokata jälkikäteen, vaan korjaus on uusi merkintä, ja alkuperäinen jää näkyviin. Näin voidaan jälkikäteen osoittaa mitä tiedettiin ja milloin.

Aineistossa on NDA-projekteja. Kaikki mitä tänne kirjataan, on luottamuksellista. Älä kopioi projektitietoja ulkopuolisiin järjestelmiin.

2. Päivän aloitus

Aloita Työpöydältä. Se kertoo heti montako tehtävää on myöhässä, ja alla olevasta taulukosta näet mitä valmistajalta odotetaan.

Jos myöhässä olevia ei ole, se sanotaan suoraan. Tyhjä työjono on hyvä uutinen, ei virhe.

Yläpalkin Muistutukset näyttää kaikki hälytykset, jotka sinulle on osoitettu.

3. Yritykset ja kontaktit

Yritykset on kohdeyritysten lista: rakennusyritykset, tilaajat, arkkitehdit ja konsultit. Yritys merkitään ostajaksi tai vaikuttajaksi — arkkitehti ei osta lattiaa, mutta päättää usein mikä valitaan.

Yritys ei ole projekti. Sama yritys voi olla osapuolena monessa hankkeessa. Lisää projekti vasta kun todellinen tarve on tunnistettu, älä pelkän yrityskontaktin perusteella.

Jos yhteyshenkilö on merkitty "Ei saa kontaktoida", se näkyy hänen tietojensa kohdalla. Kunnioita sitä.

4. Projektit ja niiden tilat

Projektikortilla on neljä eri tilaa, ja ne tarkoittavat eri asioita. Niitä ei pidä sekoittaa:

Tila	Mitä se kertoo
Myyntivaihe	KJM:n oma myyntiprosessi: tunnistettu, kvalifioitu, tarjottu…
Hankevaihe	Rakennushankkeen vaihe: konsepti, suunnittelu, tarjousvaihe, työmaalla.
Liiketoimintatila	Aktiivinen, odottaa, voitettu, hävitty. "Odottaa" ja "hävitty" vaativat syyn.
Rekisteröinnin arvio	Onko valmistaja hyväksynyt projektin kirjallisesti. Tämä ei ole myyntitila.

Tuntematon arvo jätetään tyhjäksi. Jos euromäärää ei tiedä, älä kirjoita nollaa — nolla tarkoittaa että arvo on aidosti nolla. Listassa näytetään erikseen montako projektia on ilman arvoa.

Voitetuksi merkitseminen on KJM:n kaupallinen tapahtuma ja vaatii perustelun. Se ei tarkoita että valmistaja on hyväksynyt rekisteröinnin.

5. Tehtävä vai toteutunut toimi

Tämä ero on tärkeä, koska rekisteröinnin voimassaolo riippuu siitä.

	Tehtävä	Toteutunut toimenpide
Mitä se on	Tulevaa työtä	Tapahtunutta asiakastyötä
Missä	Tehtävät-välilehti	Projektikortti
Kelpaako jatkuvuuden näytöksi	Ei koskaan	Kyllä, jos merkitset sen niin perusteluineen

Tehtävän merkitseminen valmiiksi ei luo toteutunutta toimenpidettä. Jos pidit asiakastapaamisen, kirjaa se erikseen toimenpiteeksi — muuten se ei näy jatkuvuudessa.

Toimenpiteellä on kaksi päivää: milloin se tapahtui ja milloin sen kirjasit. Molemmat säilyvät. Toimenpidettä ei voi kirjata tulevaisuuteen; se olisi tehtävä.

6. Rekisteröinnin seitsemän vaihetta

Rekisteröinti aloitetaan projektikortilta painikkeella Aloita rekisteröinti. Sen jälkeen edetään järjestyksessä:

1 Tiedot ja puutteet. Täytä projektin tiedot. Ne menevät lomakkeen 25 kenttään.
2 Tarkastus. Jäädytettäessä näet mitkä ydintiedot puuttuvat. Puuttuva tieto ei estä kirjaamista, mutta se näkyy.
3 Jäädytä vientiversio ja lataa PDF. Jäädytetty versio ei enää muutu, vaikka muokkaat projektia. Uusi tieto vaatii uuden revision.
4 Lähetä valmistajalle ja merkitse lähetys. Lähetä sähköposti itse. PDF:n lataaminen ei ole lähettäminen. Kirjaa erikseen milloin lähetit ja mistä se on todennettavissa.
5 Kirjaa vastaanotto ja täydennykset. Vastaanottopäivä on eri asia kuin lähetyspäivä. Määräajat lasketaan vasta tästä.
6 Kirjaa kirjallinen päätös. Lataa valmistajan kirje tai sähköposti liitteeksi ensin — ilman asiakirjaa päätöstä ei voi kirjata.
7 Seuraa ja uusi. Uusiminen on uusi pyyntö. Pelkkä uusimispyyntö ei jatka voimassaoloa.

Hiljaisuus ei ole hyväksyntä. Jos valmistaja ei vastaa, saat muistutuksen — et hyväksyntää. Myöskään vastaanottokuittaus ei ole päätös.

7. Voimassaolo ja 120 päivää

Hyväksynnän jälkeen rekisteröintiä seurataan kahdella tavalla:

• Aika: valmistajan antama loppupäivä, enintään 9 kalenterikuukautta hyväksynnästä.
• Toiminta: jos kirjattua asiakastyötä ei ole yli 120 päivään, syntyy katkos.

Katkos ei katoa myöhemmällä toiminnalla. Jos työtä ei kirjattu tammikuun ja toukokuun välillä, se aukko näkyy vaikka kesäkuussa olisi tapaaminen. Siksi toimenpiteet kannattaa kirjata heti.

Ohjelma ei koskaan päätä itse, että rekisteröinti on rauennut. Se merkitsee tilan tarkistettavaksi, ja ylläpitäjä tekee päätöksen perusteluineen ja näytöllä. Vahvistettu raukeaminen ei peruunnu uudella toiminnalla.

8. Muistutukset

Ohjelma tarkistaa kerran vuorokaudessa myöhässä olevat tehtävät, myöhästyneet kuittaukset ja päätökset, päättyvät rekisteröinnit (30 ja 7 päivää ennen) ja toiminnan katkokset (90, 110 ja 120 päivää).

Muistutuksen siirtäminen tai sulkeminen ei siirrä sopimuksen määräpäivää. Se piilottaa vain hälytyksen sinulta.

9. Kvartaaliraportti

Raportit-välilehdellä luot kvartaaliraportin valmistajalle. Kulku: luo luonnos → tarkista rivit → jäädytä → lataa PDF tai CSV → lähetä itse ja merkitse lähetetyksi.

Raportti rakennetaan historiasta, ei nykyhetkestä. Jos muutat projektin nimeä raportin jäädyttämisen jälkeen, vanha raportti ei muutu. Se on tarkoitus: lähetetty raportti pysyy sellaisena kuin se lähetettiin.

Hävityt, voitetut ja rauenneet projektit näkyvät raportissa. Niitä ei piiloteta.

10. Tietojen tuonti tekoälyllä

Yritykset- ja Projektit-sivulla on Tuo dashboardiin (ylläpitäjille). Se antaa valmiin kehotteen, jonka liität ChatGPT:lle tai Claudelle oman aineistosi kanssa. Tekoäly palauttaa CSV:n, jonka tuot tänne.

Esikatselu näyttää rivikohtaiset virheet ja duplikaatit. Mitään ei tallenneta ennen kuin hyväksyt erän. Tarkista rivit — tekoäly arvaa toisinaan puuttuvan arvon, ja tyhjä on aina parempi kuin väärä.

11. Liitteet

Sallitut tyypit: PDF, PNG, JPEG, TXT ja EML, enintään 10 MiB. Jokaisesta lasketaan tarkiste, joten voidaan osoittaa että tiedosto on sama kuin kirjaushetkellä.

Haittaohjelmaskanneria ei ole vielä määritetty, joten liitteet näkyvät tarkistamattomina. Ne toimivat näyttönä, mutta niihin perustuva arvio on alustava. Lataa vain tiedostoja, joiden alkuperän tunnet.

12. Roolit ja oikeudet

Toiminto	Ylläpitäjä	Muokkaaja	Katselija
Lue tiedot	kyllä	kyllä	kyllä
Yritykset, projektit, tehtävät, toimenpiteet	kyllä	kyllä	ei
Kirjaa valmistajan päätös	kyllä	kyllä	ei
Jatkuvuusarvio ja raukeamisen vahvistus	kyllä	ei	ei
Jäädytä raportti	kyllä	ei	ei
Tuo tietoja, kutsu käyttäjiä, lue loki	kyllä	ei	ei

Kirjautuminen vaatii KJM:n Microsoft 365 -tunnuksen ja ylläpitäjän antaman käyttöoikeuden. Oikeuden poisto vaikuttaa heti seuraavaan sivulataukseen.

13. Miksi jotkin päivät ovat "arvioita"

Osa sopimusehdoista on vielä vahvistamatta: sopimuksen voimaantulopäivä, sopimusalue, työpäiväkalenteri (pyhäpäivät ja aikavyöhyke), voimassaolon laskentasääntö ja raportin kattavuus.

Niin kauan kuin ne ovat vahvistamatta, niiden perusteella laskettu päivä näytetään arviona ja raportti työversiona. Ohjelma ei esitä vahvistamatonta oletusta varmana sopimusehtona — se olisi vaarallista, jos asiaan joudutaan vetoamaan.

Kun ehdot vahvistetaan, ylläpitäjä kirjaa ne asetuksiin päivän, tekijän ja lähdeviitteen kanssa. Sen jälkeen merkinnät muuttuvat vahvistetuiksi itsestään.

14. Kun jokin menee vikaan

• "Tietoa on muutettu muualla" — joku muu tallensi saman tietueen samaan aikaan. Lataa sivu uudelleen ja tee muutos uudestaan. Tämä estää huomaamattoman ylikirjoituksen.
• "Lomakkeen turvatarkiste puuttui" — sivu oli auki liian kauan. Lataa sivu uudelleen.
• Kirjautuminen ei onnistu — tarkista että käytät KJM:n Microsoft-tunnusta ja että sinulle on annettu käyttöoikeus.
• Kirjasit jotain väärin — älä yritä muokata historiaa. Tee korjaus: uusi toimenpide, uusi revisio tai ylläpitäjän tekemä päätöksen korjaus. Alkuperäinen jää näkyviin, ja se on tarkoitus.
• "Ilmoitusajo ei ole päivittynyt" työpöydällä — päivittäinen muistutusajo ei ole onnistunut yli vuorokauteen. Ilmoita ylläpitäjälle; muistutukset voivat olla vanhentuneita.

Ylläpitäjä näkee kaikki muutokset lokista: kuka teki mitä ja milloin.

Avaa ohjeet omana sivuna